Rekisterinpitäjä
Oy Lakiasiat Jukka Vainio Ab
Vaasapuistikko 16, 4 krs
65100 Vaasa
Puh: 050 36 5283
Y-tunnus 2877886-9
Rekisterin nimi
Oy Lakiasiat Jukka Vainio Ab:n asiakasrekisteri
Rekisterin pitämisen peruste
Henkilötietojen käsittely perustuu asiakassuhteeseen, asiakkaan suostumukseen, asiakkaan antamaan toimeksiantoon tai muuhun asialliseen yhteyteen sekä lakimääräisten velvoitteiden täyttämiseen esteettömyys, rahanpesun estäminen.
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään seuraavia käyttötarkoituksia varten:
• Asiakassuhteen, asiakaspalvelun ja niihin liittyvän viestinnän ja markkinoinnin hoitamiseen, toteuttamiseen, kehittämiseen ja seurantaan;
• Mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseen toimeksiantoa vastaanotettaessa;
• Lakiin perustuvien ja viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten säilytys-, raportointi- ja kyselyvelvoitteiden täyttämiseksi.
Oy Lakiasiat Jukka Vainio Ab käsittelee ja talentaa ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä mainittujen käyttötarkoitusten toteuttamista varten.
Asiakasrekisterin tietosisältö
Asiakasrekisteriin tallennetaan toimiston yksityishenkilöasiakkaiden sekä yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivien luonnollisten henkilöiden henkilötietoja.
Asiakasrekisteriin kerättävät henkilötiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Osoite
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Henkilötunnus
• Kopio henkilöllisyystodistuksesta
• Toimeksiannon laatu
• yritysasiakkaiden yhteyshenkilöinä toimivilta luonnollisilta henkilöiltä heidän työnantaja ja titteli
Lisäksi rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot:
• toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot sisältäen myös toimeksiantojen asiasisällön mukaisen oikeudellisen luokituksen sekä asiakkaiden vastapuolet
• lainsäädännön edellyttämän toimeksiantajan tunnistamiseen liittyvät tiedot
• muut toimenpiteet asiakassuhteen ylläpitämiseksi
Sekä edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.
Asiakasrekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja kerätään toimeksiannon yhteydessä yksityishenkilöasiakkaalta tai yrityksen yhteyshenkilöltä. Tietoja voidaan kerätä ja päivittää myös muilta tahoilta, kuten väestötietojärjestelmästä, kaupparekisteristä, luottotietorekistereistä, verohallinnosta, kiinteistötietojäjestelmästä sekä muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, eikä niitä käytetä muuhun kuin tässä selosteessa mainittuun käyttötarkoitukseen. Asiakastietojen hallinnassa käytettävien yhteistyökumppaneiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilytysaika tai säilytyskriteerit
Säilytämme henkilön yksilöintitiedot ja yhteystiedot lakimääräisten asianajo-oikeudellisten velvoitteidemme täyttämiseksi (esteellisyysarviointi).
Toimeksiannon hoitamista varten luovutetut tiedot säilytämme asianajo-oikeudellisten velvoitteiden toteuttamiseksi vähintään 10 vuoden ajan toimeksiannon päättymisestä lukien, minkä jälkeen aineisto hävitetään tietoturvallisella tavalla.
Rekisteröidyn oikeudet
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Oy Lakiasiat Jukka Vainio Ab:n asiakasrekisteriin on talletettu tai saada tietää, että rekisteriin ei ole tallennettu häntä koskevia tietoja, sekä saada jäljennös häntä koskevista henkilötiedoista.
Asiakkaalla on oikeus saada oikaistua, poistettua tai täydennettyä häntä koskeva, henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Asiakkaalla on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakas on esittänyt henkilötietojen oikaisua tai poistamista koskevan pyynnön. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa asiakkaan tulee ottaa yhteyttä postitse tai sähköpostitse rekisterinpitäjään. Pyyntö voidaan tehdä myös henkilökohtaisesti Oy Lakiasiat Jukka Vainio Ab:n toimistolla. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen. Asiakkaalle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että siihen on annettu suostumus. Annettu suostumus voidaan milloin tahansa peruuttaa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.
Asiakasrekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja.
Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.